Det er bare fem måter du kan svare på en forespørsel. Disse er:
- Ja
- Nei
- Jeg trenger mer informasjon
- Jeg lover å svare senere
- La meg komme med et motforslag
Felles for disse er at det er ingen tvil om hva som er neste skritt. Den som spurte deg, vet at deres forespørsel ikke vil dø en stille død, uten at noen har tatt stilling til den.
«Ja», innebærer ikke bare at du anerkjenner etterspørselen, men også at du lover å gjøre noe innen en gitt tidsfrist. Hvis du lover noe uten å si når du har tenkt å gjøre det, så ender det ofte opp med at det ikke blir gjort.
«Nei», syns jeg er det vanskeligste svaret å gi. Jeg føler alltid en sterk trang til å komme med en «gyldig» unnskyldning. Husk at det er mye mer verdt å si nei enn «jeg skal se på det», så går det noen dager før jeg må innrømme at jeg ikke får gjort det allikevel.
«Jeg trenger mer informasjon» er et fullverdig svar, selv om du ikke lover det ene eller andre. Denne syns jeg er vrien fordi man veldig ofte er nødt til å ta oppgaver selv om man trener mer informasjon.
«Jeg lover å svare senere» er spesielt viktig å huske på når du får forespørsler som er vanskelig å svare på med en gang. Det er irriterende når det går fire dager uten å få svar. Da er det bedre å få vite med en gang «jeg svarer deg om to uker»
«La meg komme med et motforslag», er lettere jo bedre jeg kjenner personen. Hvis en høytstående leder spør meg «Vebjørn, kan du lage en statusrapport innen kl 14?», så skal det mye til før jeg svarer «Hva om du lager den statusrapporten selv?»
Moralen er at du skal unngå å svare vagt og du skal unngå å ikke svare i det hele tatt når du får en forespørsel.
Sterkt inspirert av boken Conscious Business av Fred Kofman