Skal du være effektiv bør du vite forskjellen på å gjøre ting raskt og å gjøre de rette tingene.
Å gjøre ting raskt (efficiency)
Å gjøre ting raskt handler bare om hvor rask du er til å utføre en oppgave, uansett om den er viktig eller ikke. Hvis du bare fokuserer på å være raskt, vil du befinne deg i de to øverste rutene. Du får unna veldig mange oppgaver, men har ikke kontroll på om det er viktige oppgaver eler ikke.
Selv har jeg en tendens til å automatisk fokusere på denne typen effektivitet. Dette tror jeg gjelder de fleste. Det føles effektivt, men det er på ingen måte gitt at det er effektivt.
Et eksempel er å jobbe mye med en presentasjon/leveranse — og gjøre det raskt — bare for å finne ut at kunden/sjefen din bare brydde seg om deler av innholdet. Altså var mye bortkastet.
Å gjøre de rette tingene (effectiveness)
Å gjøre de rette tingene handler om å prioritere oppgavene dine og gjøre de viktigste først. Fokuserer du på dette vil du befinne deg i rutene til høyre.
Når du gjør de rette tingene, så er det ikke gitt at det føles effektivt. Du jobber kanskje sakte — som føles ineffektivt — men du oppnår bedre resultater.
Når du har dette fokuset er det viktig å bruke litt mer tid både i forkant og etterkant av en oppgave. Du må først planlegge slik at du finner ut hva som er viktig, og så i etterkant må du stoppe opp for å la deg selv se at du har vært effektiv.
Hvis du ikke gjør dette, så vil du fort miste fokus og gå tilbake til å jobbe i ruten oppe til venstre. Det skjer i hvert fall med meg! Det faller oss ikke naturlig å jobbe bare med de rette tingene, fordi det krever mye planlegging.
PS: Jeg kan nevne at dette å gjøre de rette tingene også kan forklares med å bare gjøre 80/20-tingene.