Begynner du på toppen av to-do-listen din eller kanskje du begynner den oppgaven som er gøyest? Når jeg selv bare følger magefølelsen, så prioriterer jeg vanligvis ikke optimalt. Still deg selv disse tre spørsmålene før du starter på to-do-listen:
- Hvilke oppgaver er de vanskeligste?
- Hvilke oppgaver må jeg fullføre i dag?
- Hvilke oppgaver vil gjøre alle andre oppgaver lettere?
1) De vanskeligste oppgavene bør du gjøre tidlig om morgenen, når du har mye energi. Disse oppgavene har ofte lang tidsfrist, så de blir gjerne ikke akutte før det er for lite tid igjen til å gjøre en skikkelig jobb. Gjør litt på disse oppgavene hver dag, selv om det ikke haster.
2) De oppgavene du må gjøre i dag, er du ofte motivert for siden du har et tidspress på deg. Men hvis disse oppgavene er enkle, så bør du ikke bruke din høy-energi tid om morgenen på dem. Selv pleier jeg å starte på disse senest rett etter lunsj, slik at jeg ikke utsetter dem alt for lenge. Og ikke minst bør du tenke over om en oppgave faktisk må gjøres, eller du rett og slett kan stryke den fra listen din.
3) De oppgavene som gjør alle andre oppgaver lettere kan det være vanskelig å prioritere. Ofte så er disse ikke kritiske for å oppnå det du ønsker, og du får gjort jobben allikevel. Men det er disse oppgavene som gjør deg i stand til å jobbe smart istedenfor å jobbe lenge. Hvis du bruker tid på å sette opp en skikkelig Word/PowerPoint/Excel-mal før du begynner, så vil du få igjen for det senere. Eller kanskje du ikke får printet fra PC’en din, så istedenfor å bruke 15 min på å fikse det en gang for alle, så bruker du 5 min hver eneste gang du skal printe, for å få noen andre til å printe for deg.
Det er veldig krevende å ikke hoppe løs på de enkle quick-wins oppgavene om morgenen. De du vet du kommer til å klare, og du vet akkurat hva du skal gjøre. Spar disse, så har du noe å glede deg til etter lunsj.